企业用户应掌握的电子邮件技巧

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企业用户应掌握的电子邮件技巧

51CTO

2007-4-6 9:46:12文/佚名

　　10、明智地处理附件

　　电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞罪责——可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。当你发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：

　　◆不要附加大文件；任何大于1或者2M的东西都不应该通过电子邮件发送。

　　◆限制消息所含附件的数量为5个或者更少。

　　◆把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。

　　◆不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。

　　◆打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。在没有得到无毒的确认之前，永远不要点击附件。

　　◆不要给接收人转发他们不能访问的附件。如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在消息中说明白。

　　11、不要包含敏感信息，或者可能让人窘迫的信息

　　如果你认为你的电子邮件纯属私有，那就错了。不是这样的。把它们想作明信片。如果不想让信息发布在当地报纸的头版，就决不要把它们包含在电子邮件中。或者这样讲，永远就不该通过电子邮件发送绝密的、内部所有的、敏感的、个人的，或者秘密信息。你也应当避免在邮件中发送煽动性的或者情绪化的评论。

　　12、知道什么时候用电子邮件

　　商业发展让电子邮件有了专业化的商业相关用途，但绝不是用来开玩笑、扯闲话，或者chain邮件的。同时记住不要用发送邮件的方式完成本该口头交谈的工作。错综复杂的主题面对面进行解释尚且经常困难重重，电子邮件又能何为。与其通过电子邮件给出复杂解释，不如开一个简短会议当面把事情说明白。当进行紧急、艰难，和/或令人不愉快的讨论时，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替身。情绪容易激昂的交流还是当面处理较好。

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